（ 2010 年 3 月 25 日 修订）  

 

1．范围  

本细则规定了作为文书档案保存的归档文件整理原则和方法。  

本细则适用于机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。  

2．定义  

2．1归档文件  

各立档单位在职能活动中直接形成的、办理完毕、具有保存价值的纸质文件材料。  

2．2件  

归档文件的基本整理单位。一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发文、复制件、有领导重要批示或有处理结果的公文审批单等相关文件。  

来文与复文可为一件。报表、名册、图册、同种简报与期刊一册（本）为一件。  

2．3归档文件整理  

将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的进程。  

3．整理原则  

遵循文件形成规律，保持归档文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。  

4．质量要求  

归档文件应齐全完整并按件装订。归档文件及整理所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。  

5．整理方法与要求  

5．1装订：归档文件装订时应使用符合档案保护要求的装订材料。文件页数较多时可采取线绳装订。  

5．2分类：归档文件一般可采用年度、机构、问题、保管期限等特征进行分类，并结合使用。一个立档单位内的归档文件一般只采用一种分类方法。推荐使用“保管期限——年度——机构（问题）”或“年度——机构（问题）——保管期限”的分类方法。  

5．2．1按年度分类  

将归档文件按其形成年度分类。  

5．2．2按机构分类  

将归档文件按其形成或承办机构分类。  

5．2．3按问题分类  

将归档文件按其所反映的问题分类。  

5．2．4按保管期限分类  

将归档文件按划定的保管期限分类。  

5．2．5““保管期限——年度——机构（问题）”分类法：将立档单位同一全宗内归档文件按其划定的保管期限分类，同一保管期限内的文件再按形成的年度分类，同一年度内的文件按形成或承办机构（问题）分类。  

5．2．6“年度——机构（问题）——保管期限”分类法：将立档单位同一全宗内归档文件按其形成的年度分类，同一年度内的文件再按形成或承办机构（问题）分类，同一机构（问题）内的文件按划定的保管期限分类。  

5．3排列：包括件与件的排列、每份文件内不同稿本的排列。  

5．3．1件与件的排列：依据分类方案，按事由结合时间、重要程度排列。会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件集中排列。  

5．3．2每份文件内不同稿本的排列：文件审批单、正本、附件（被转发文）、定稿、复制件。  

5．4编号、盖章。归档文件应依分类、排列次序逐件编号。在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章包括全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号、页数、机构（问题）等七项。  

5．4．1全宗号：档案馆赋予立档单位的代码。  

5．4．2年度：文件形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2009。  

5．4．3保管期限：归档文件保管期限的全称或标识年限。如：永久、30年、10年。  

5．4．4件号：归档文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。  

室编件号：以机构（问题）为单位，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号：按进馆要求编制。  

5．4．5机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称。  

5．4．6页号：每件归档文件页码。文件中有图文页面为一页。当归档文件有连续页码时，无需重编页号。当归档文件无页码或无连续页码时，每份归档文件需从“ 1” 开始，使用阿拉伯数字顺延编制页号。页号编写位置为文件正页右下角，文件反页左下角。  

5．5编目：归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。  

5．5．1归档文件目录设置机构（问题）、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限、备注等项目。  

5．5．1．1件号：填写室编件号。向各级国家综合档案馆移交的档案，须填写馆编件号。  

5．5．1．2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写时应使用全称或规范化简称。  

5．5．1．3文号：文件的发文字号。填写时应据实抄录。  

5．5．1．4题名：文件标题。填写时应据实抄录。规范性标题应体现文件责任者、内容、文种三要素。如没有标题或标题不规范，可自拟标题，并加“[ ]”号。  

5．5．1．5日期：文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标注，如“ 20090909” 。  

5．5．1．6页数：每件归档文件的总页数。  

5．5．1．7备注：注释归档文件需说明的情况。  

5．5．2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为 297mm × 210mm ）。  

5．5．3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。其中，全宗名称：即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。  

5．6装盒：将归档文件按室编件号顺序装入厚度适宜的档案盒，并填写档案盒封面、盒脊。  

5．6．1档案盒封面及盒脊  

5．6．1．1档案盒封面应标明全宗名称。  

5．6．1．2档案盒项目包括：全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案进馆时按进馆要求编制。  

5．6．2备考表：在文件整理和管理过程中，如有需要说明的情况，需填写备考表，置于盒内文件之后。包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。  

5．6．2．1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况和作出情况说明的人员姓名。  

5．6．2．2整理人：负责整理归档文件人员姓名。  

5．6．2．3检查人：负责检查归档文件整理质量人员姓名。  

5．6．2．4日期：归档文件整理完毕的日期。  

5．6．3档案盒规格  

5．6．3．1档案盒外形尺寸为 310mm × 220mm （长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为 10mm 、 20mm 、 30mm 、 40mm 等不同规格。  

5．6．3．2档案盒应选用PH值为7.5—8.5， 250 克 牛皮无酸纸制作。  

6．列入进馆范围的单位整理移交档案时，还应符合各级国家综合档案馆接收档案的有关要求。  

7．本《细则》自制发之日起执行，原《北京市归档文件整理标准》（试行）同时废止。