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北京市实施《归档文件整理规则》细则

2015-05-19  点击:[]

 

2010 3 25 修订)  

 

1.范围  

本细则规定了作为文书档案保存的归档文件整理原则和方法。  

本细则适用于机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。  

2.定义  

21归档文件  

各立档单位在职能活动中直接形成的、办理完毕、具有保存价值的纸质文件材料。  

22  

归档文件的基本整理单位。一般以每份文件的不同稿本合为一件,包括文件正本、定稿、附件、被转发文、复制件、有领导重要批示或有处理结果的公文审批单等相关文件。  

来文与复文可为一件。报表、名册、图册、同种简报与期刊一册(本)为一件。  

23归档文件整理  

将归档文件以为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的进程。  

3.整理原则  

遵循文件形成规律,保持归档文件之间有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。  

4.质量要求  

归档文件应齐全完整并按件装订。归档文件及整理所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。  

5.整理方法与要求  

51装订:归档文件装订时应使用符合档案保护要求的装订材料。文件页数较多时可采取线绳装订。  

52分类:归档文件一般可采用年度、机构、问题、保管期限等特征进行分类,并结合使用。一个立档单位内的归档文件一般只采用一种分类方法。推荐使用保管期限——年度——机构(问题)年度——机构(问题)——保管期限的分类方法。  

521按年度分类  

将归档文件按其形成年度分类。  

522按机构分类  

将归档文件按其形成或承办机构分类。  

523按问题分类  

将归档文件按其所反映的问题分类。  

524按保管期限分类  

将归档文件按划定的保管期限分类。  

525““保管期限——年度——机构(问题)分类法:将立档单位同一全宗内归档文件按其划定的保管期限分类,同一保管期限内的文件再按形成的年度分类,同一年度内的文件按形成或承办机构(问题)分类。  

526“年度——机构(问题)——保管期限分类法:将立档单位同一全宗内归档文件按其形成的年度分类,同一年度内的文件再按形成或承办机构(问题)分类,同一机构(问题)内的文件按划定的保管期限分类。  

53排列:包括件与件的排列、每份文件内不同稿本的排列。  

531件与件的排列:依据分类方案,按事由结合时间、重要程度排列。会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件集中排列。  

532每份文件内不同稿本的排列:文件审批单、正本、附件(被转发文)、定稿、复制件。  

54编号、盖章。归档文件应依分类、排列次序逐件编号。在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章包括全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号、页数、机构(问题)等七项。  

541全宗号:档案馆赋予立档单位的代码。  

542年度:文件形成的年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如:2009  

543保管期限:归档文件保管期限的全称或标识年限。如:永久、30年、10年。  

544件号:归档文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。  

室编件号:以机构(问题)为单位,按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号:按进馆要求编制。  

545机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称。  

546页号:每件归档文件页码。文件中有图文页面为一页。当归档文件有连续页码时,无需重编页号。当归档文件无页码或无连续页码时,每份归档文件需从 1” 开始,使用阿拉伯数字顺延编制页号。页号编写位置为文件正页右下角,文件反页左下角。  

55编目:归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。  

551归档文件目录设置机构(问题)、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限、备注等项目。  

5511件号:填写室编件号。向各级国家综合档案馆移交的档案,须填写馆编件号。  

5512责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。填写时应使用全称或规范化简称。  

5513文号:文件的发文字号。填写时应据实抄录。  

5514题名:文件标题。填写时应据实抄录。规范性标题应体现文件责任者、内容、文种三要素。如没有标题或标题不规范,可自拟标题,并加“[ ]”号。  

5515日期:文件的成文日期,以8位阿拉伯数字标注,如 20090909”  

5516页数:每件归档文件的总页数。  

5517备注:注释归档文件需说明的情况。  

552归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为 297mm × 210mm )。  

553归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。其中,全宗名称:即立档单位名称,填写时应使用全称或规范化简称。  

56装盒:将归档文件按室编件号顺序装入厚度适宜的档案盒,并填写档案盒封面、盒脊。  

561档案盒封面及盒脊  

5611档案盒封面应标明全宗名称。  

5612档案盒项目包括:全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—”连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案进馆时按进馆要求编制。  

562备考表:在文件整理和管理过程中,如有需要说明的情况,需填写备考表,置于盒内文件之后。包括:盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。  

5621盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况和作出情况说明的人员姓名。  

5622整理人:负责整理归档文件人员姓名。  

5623检查人:负责检查归档文件整理质量人员姓名。  

5624日期:归档文件整理完毕的日期。  

563档案盒规格  

5631档案盒外形尺寸为 310mm × 220mm (长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为 10mm 20mm 30mm 40mm 等不同规格。  

5632档案盒应选用PH值为7.5—8.5 250 牛皮无酸纸制作。  

6.列入进馆范围的单位整理移交档案时,还应符合各级国家综合档案馆接收档案的有关要求。  

7.本《细则》自制发之日起执行,原《北京市归档文件整理标准》(试行)同时废止。  

 

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