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北京物资学院档案管理暂行办法

2015-06-12 校办 点击:[]

 

物院发〔201194

 

第一章 总 则

 

第一条 为了加强学校档案工作,提高各类档案的管理水平,有效地保护和利用档案,为学校各项工作服务,为社会服务。根据《中华人民共和国档案法》及教育部《普通高等学校档案管理办法》的规定,结合我校实际情况,制定本办法。

 

第二条 本办法所指档案是学校在教学、科研、党政管理及其他各项活动中形成的,对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

 

第三条 学校档案管理是办好学校的重要基础工作之一,是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要工作。学校应当把档案工作纳入总体发展规划,列入议事日程,加强领导,使档案管理与学校各项工作同步协调发展。

 

第二章 领导体制和机构设置

 

第四条 学校档案工作受北京市教委领导及北京市档案局指导、监督与检查。学校有一位校领导分管档案工作,设立档案馆。校内各处级单位有一位领导分管档案工作,设立兼职档案员。

 

第五条 档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。基本任务如下:

 

(一)贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作;

 

(二)制定本校关于档案工作的规章制度,负责监督、指导和检查执行情况;

 

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管全校的有关档案及资料;

 

(四)围绕学校中心任务,不断拓展档案服务领域,创新服务形式,提高服务质量;

 

(五)负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;

 

(六)积极推进档案信息化建设,开展多方面协作,实现档案信息资源共享;

 

(七)负责对全校兼职档案工作人员的业务培训;

 

(八)开展档案宣传工作和教育活动;

 

(九)开展档案学术研究和交流活动;

 

(十)完成学校交办的其他工作。

 

第六条 校内各处级单位分管档案工作的领导和兼职档案人员的基本任务是:积极宣传国家关于档案工作的法律法规;认真落实学校有关档案工作的规章制度和工作计划;按时完成本单位形成档案材料的收集、立卷和向档案馆移交等工作。兼职档案人员应保持相对稳定。

 

第三章 文件材料的收集、整理和归档验收

 

第七条 各单位应当把文件材料归档工作纳入本单位的工作计划,纳入有关规章制度,纳入教学、科研和党政管理人员的岗位职责;做到在布置、检查、验收、总结各项工作的同时,布置、检查、验收、总结档案工作,确保应当归档的文件材料完整、准确、系统。

 

第八条 按照国家有关规定,学校实行部门和课题组立卷制度。部门和课题组立卷人按文件材料形成的规律,加以系统整理组卷,编写页号或件号,填写卷内目录,拟定案卷标题,录入相关信息,经检查合格后,向档案馆移交。

 

第九条 文件材料的归档范围

 

(一)党政管理档案:主要包括会议记录(纪要)、简报、工作计划与总结,请示与批复,统计报表、规章制度,重要合同书、协议书,重要会议、重大活动形成的文件;上级来文中针对本单位工作的指令性、指导性文件等。内容涉及学校人、财、物管理的各个方面。

 

(二)教学档案:主要包括教学计划、重大教学活动、教育科学研究成果、教学评估材料、新生录取名册及情况分析、本科生优秀毕业论文、本科生和研究生学位材料等。

 

(三)科研档案:主要包括科研课题在立项、研究、总结、鉴定、报奖及推广应用中形成的文件,专利审批文件,学生科技活动形成的文件等。

 

(四)基建档案:主要包括建筑工程在规划、审批、设计、施工及竣工各阶段形成的文件,校园规划、征地材料及地下管网图等。

 

(五)设备档案:主要包括精密贵重仪器设备购置的审批文件、订购合同,技术验收及维修材料,重要的随机技术文件等。

 

(六)出版物档案:主要包括《中国流通经济》杂志、校报、学校以及教师出版的著作、教材、校内其他刊物等。

 

(七)实物档案:主要包括字画、证书、礼品、纪念品、奖杯、奖牌、奖状等。

 

(八)声像档案:主要包括照片、音频、视频文件等。

 

(九)学生档案:主要包括学生在校期间形成的登记表、学籍表、奖惩材料、加入党团组织材料等。

 

(十)财会档案:主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表、工资册等。

 

(十一)人事档案:主要包括全校教职工个人基本情况、职务职称、工资、考核表、奖惩材料、党团材料等。

 

近期,党政管理档案、教学档案、实物档案由档案馆进行管理;其他档案分别由相关职能部门进行管理。根据条件发展变化,适时调整管理模式。

 

第十条 归档的文件材料应当质地优良、书写工整、字迹牢固、音像清晰,符合有关规范和标准的要求。

 

第十一条 归档时间与档案移交手续

 

(一)归档时间

 

科研档案在结题时归档,基建档案在工程竣工后三个月内归档。其他类别档案最迟在次年430日前归档。

 

(二)档案交接手续

 

档案馆在接收档案时,要检查案卷质量、清点案卷数量,与移交人办理签收手续。

 

第十二条 科研成果、基建工程进行鉴定、验收时,有关业务主管部门应当会同档案部门对应当归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收、不予上报成果、不予评奖。

 

第十三条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的应归档材料,必须按照规定,通过本部门档案管理人员向档案馆移交,并由档案馆集中管理,任何个人不得据为己有。

 

对个人在其非职务活动中形成的有保存价值的文件材料,档案馆可以征集或接受捐赠。捐赠档案,视其珍贵程度,由学校给予一定奖励。

 

第四章 档案的管理和利用

 

第十四条 本校各类档案都是学校的重要财富。全校师生员工都有利用档案的权利和保护档案的义务。

 

第十五条 档案馆要落实档案的保护措施,健全档案的安全保密制度,切实做好防窃、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防高温等工作。对已破损、字迹褪色的档案,应当进行修复或复制,学校要为档案保管提供必要条件。

 

第十六条 档案的鉴定与销毁

 

定期做好档案鉴定工作。凡需销毁的档案,应征得有关部门的同意,并造册报主管校领导审批。销毁档案时应当指定专人监销。

 

第十七条 档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期三种:

 

凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的,对学校和社会有长远利用价值的档案,列为永久保管。

 

凡是反映学校一般活动,在较长时间内,对本校工作和师生合法权益有查考利用价值的档案,列为长期保管。保管期限为三十年。

 

凡是短期对学校工作有查考利用价值的,列为短期保管。保管期限为十年。

 

第十八条 档案的统计

 

档案馆每年对档案的接收、销毁、库存量及档案利用等情况进行统计和分析,认真做好《档案工作基本情况统计年报》等工作。

 

第十九条 档案的查阅

 

凡持有合法证件的单位和个人,在说明利用目的后,可查阅属于公开利用范围的档案。查阅涉密档案,需履行必要的审批手续。利用者要求提供复制档案等服务,需按规定缴纳一定费用。

 

第五章 考核、奖励与处罚

 

第二十条 学校定期对各处级单位档案工作进行考核,根据《中华人民共和国档案法》和教育部《普通高等学校档案管理办法》的规定,对考核优秀的专、兼职档案人员、有突出服务与研究成果者及对档案事业有重大贡献者,给予表扬和奖励。

 

第二十一条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,根据《档案法实施办法》和有关规定予以处罚。

 

第六章 附 则

 

第二十二条 本办法自发布之日起执行,本办法发布前制定的有关档案工作的规定,与本办法有矛盾的,以本办法为准。

第二十三条 本办法由档案馆负责解释。

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